Nuevo límite para los gastos de locomoción
Si en tu empresa tienes trabajadores que se desplazan fuera de la oficina de forma habitual como consecuencia de la actividad que realizan debes conocer cómo funcionan los gastos de locomoción en el IRPF y en el Impuesto sobre Sociedades y cómo se registran en la contabilidad de la compañía. Te lo contamos en este artículo.
¿ Qué son los gastos de locomoción?
Los gastos de locomoción son aquellos que se generan por los empleados que deben desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual.
Los gastos de locomoción se refieren a:
- El carburante para el desplazamiento.
- Los gastos de mantenimiento del vehículo.
- Los impuestos relativos al vehículo.
- El seguro de dicho vehículo.
¿Dónde se regulan los gastos de locomoción?
La regulación de los gastos de locomoción deriva del artículo 17 de la ley del IRPF y del artículo 9 del reglamento del IRPF que establecen lo siguiente:
- Se exceptúan de los rendimientos de trabajo los gastos de locomoción con los límites que se establezcan reglamentariamente.
- Se exceptúan del gravamen del IRPF las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo para realizar su trabajo en un lugar distinto en las siguientes condiciones e importes:
- Cuando el trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En otro caso la cantidad que resulte de computar 0,19 € por kilómetro recorrido siempre que se justifique la realidad del desplazamiento más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Este límite de 0,19€ fue modificado por la Orden HFP/792/2023, que se aplica desde el mes de julio de 2023, y que aumenta el importe a 0,26 euro por kilómetro recorrido.
El registro en la contabilidad de la empresa de los gastos de locomoción se realiza en la cuenta 692 (otros servicios).
¿Se pueden deducir los gastos de locomoción las empresas en el Impuesto sobre Sociedades?
Los gastos de locomoción que se paguen a los trabajadores se podrán deducir en el Impuesto sobre Sociedades si:
- Están debidamente contabilizados.
- Si están justificados con facturas, factura simplificada o nómina.
- Si se imputan en el periodo impositivo en el que se devenguen.
- Si están relacionados con un ingreso y, por lo tanto, con la actividad de la empresa.
Por lo tanto, para poder deducir los gastos es fundamental mantener una documentación detallada y actualizada que respalde dichos gastos.
Si necesitas ayuda para saber cómo contabilizar los gastos de locomoción, incluirlos en los gastos deducibles del impuesto sobre sociedades o conocer qué parte está exenta en el IRPF, contacta con nuestros asesores fiscales expertos para que analicen tu caso y tus necesidades concretas, estudien la normativa aplicable y la documentación de la empresa y elaboren y presenten los modelos correspondientes a cada impuesto en tiempo y forma.
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